Politica de Privacidad

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INCOCO S.A., busca establecer relaciones de confianza a largo plazo con sus grupos de interés; por tanto damos a conocer nuestras políticas y su compromiso desde los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Protección de la Información, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Ambiental y el cumplimiento de la normativa vigente.

POLÍTICA DE CALIDAD

  1. Garantizar la satisfacción de nuestros clientes con productos acorde a sus necesidades de precio, diseño, uso y comodidad.
  2. El mejoramiento continuo de los procesos a través del mantenimiento de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.
  3. Desarrollar con las partes interesadas una cultura empresarial centrada en la calidad.
  4. Brindar una excelente atención al cliente en nuestros puntos de venta y canales de distribución.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

INCOCO S.A., se compromete con la protección y promoción de la salud de sus trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.

Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo con los requisitos legales aplicables, vinculando a las partes interesadas con nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y destinando los recursos, humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud y la seguridad.

Los programas desarrollados en INCOCO S.A., están orientados al fomento de una cultura preventiva y de auto cuidado, a la intervención de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación para emergencias. Todos los empleados, contratistas y temporales, tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo. Igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.


POLÍTICA AMBIENTAL

INCOCO S.A., manifiesta su compromiso estableciendo herramientas y métodos que den manejo a los impactos que desde la actividad de la confección se desprenden y atentan contra la integridad de los recursos naturales, logrando generar un proceso productivo con los mejores estándares de calidad en sus productos y servicios, sin ocasionar daños al medio ambiente.

Para dar cumplimiento a lo anterior INCOCO S.A., declara los siguientes principios:

1. El cumplimiento de la normativa ambiental vigente que sea de aplicación a nuestra actividad.

2. El uso eficiente de los recursos naturales y otras materias primas con el fin de disminuir el consumo excesivo y la generación de residuos.

3. Manejo de los subproductos, residuos y emisiones que son generados durante los procesos productivos velando por mejorar el desempeño ambiental de nuestra empresa.

4. Seguimiento y control a los planes y programas ambientales con el objetivo de mantener y mejorar continuamente el funcionamiento del sistema de gestión ambiental.

5. Capacitación y sensibilización al recurso humano con el fin de reflejar una cultura ambiental dentro de los diferentes procesos.

Nuestro compromiso con el aseguramiento y la administración adecuada y transparente de los recursos, procurando la prevención de actividades ilícitas y la mitigación del riesgo, mantiene a nuestros procesos en el cumplimiento de la normatividad legal vigente, políticas, instructivos y procedimientos internos establecidos para tal fin, a través de procesos seguros y administrados por personal idóneo, capaz y competente, que busca la eficacia, el mejoramiento continuo, la seguridad de empleados y partes interesadas en el desarrollo de su cadena productiva.


POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

18-191. OBJETIVO

Establecer y divulgar las Políticas de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales como compromiso adquirido por INCOCO S.A., con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, reglamenten o deroguen, las cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política “Habeas Data”; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

2. ALCANCE

Todos los datos que por su característica se encuentren clasificados como datos personales o datos sensibles, que se encuentren registrados en bases de datos digitales o en medio físico y que sean objeto de tratamiento dentro de las actividades empresariales de INCOCO S.A., en los términos de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y los manuales o instructivos expedidos por la superintendencia de Industria y Comercio con relación al Registro Nacional de Bases de Datos.

3. DEFINICIONES

3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular al responsable del tratamiento, para recolectar, custodiar y usar sus datos personales o sensibles o continuación con el uso de los mismos y realizar el tratamiento para los fines indicados en la autorización.

3.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.3 Consultas: Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la que la empresa sea responsable o encargada; la cual debe ser atendida por la empresa en los términos de ley, suministrando al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular

3.4 Causahabiente: Persona que ha sucedido o se ha subrogado por cualquier título en el derecho de otra u otras.

3.5 Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.6 Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros púbicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.7 Datos Sensible: Son los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

3.8 Habeas Data: Derecho fundamental que permite conocer, actualizar y rectificar la información almacenada sobre las personas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

3.9 Empleados: Persona natural vinculada mediante contrato de trabajo a la Empresa.

3.10 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales o sensibles por cuenta del responsable de los mismos.

3.11 Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

3.12 Reclamo: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos tratada por INCOCO S.A., o solicitud por presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, realizada por el titular o sus causahabientes.

3.13 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos personales o sensibles y/o el tratamiento de éstos.

3.14 Titular: Persona natural cuyos datos personales o sensibles sean objeto de tratamiento.

3.15 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.16 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.17 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3.18 Tercero: Cualquier persona natural, sobre la que se traten datos personales, que sean diferentes los empleados de la Empresa, tales como proveedores, clientes, consumidores, accionistas, candidatos, etc.

4. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Principio de la Legalidad: INCOCO S.A., realiza el tratamiento de datos personales bajo los parámetros de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.
  • Principio de finalidad: En el caso de los clientes y partes interesada de INCOCO S.A., la información recopilada será utilizada para trámites tributarios, análisis estadísticos relacionados, operaciones de mercadeo previa autorización de los titulares de la información.
  • En el caso de empleados y contratistas, la información se utilizará para los trámites propios de la relación laboral cómo el pago de nóminas, honorarios, reportes a entes de control y fiscalización.
  • La finalidad será informada al titular en el momento mismo de la recolección consentida de la información.
  • Principio de libertad: INCOCO S.A., sólo realizará el tratamiento de los datos personales con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos.
  • Principio de veracidad o calidad: INCOCO S.A., velará por que la información a tratar sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: INCOCO S.A., Garantizará al titular de los datos personales el derecho a obtener la información registrada que le concierna.
  • Principio de acceso y circulación restringida: INCOCO S.A., velará por que el tratamiento sólo sea realizado por personas autorizadas en la organización, o por las personas previstas en la normatividad vigente.
  • Principio de seguridad: INCOCO S.A., mantendrá la información sujeta a tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  • Principio de confidencialidad: INCOCO S.A., se asegurará de que todas las personas que participen en el Tratamiento de Datos Personales garantizarán la reserva de dicha información.

5. LINEAMIENTOS GENERALES

5.1 Las políticas presentadas en este documento se establecen de carácter obligatorio para INCOCO S.A., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la Organización.

5.2 Tanto el responsable como los encargados, deben salvaguardar las bases de datos que contengan datos personales y/o sensibles y se obligan a respetar, mantener absoluta reserva y confidencialidad y de cualquier manera garantizar la seguridad y privacidad de la información. Así mismo, se obligan a contar con los medios técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para otorgar confidencialidad y seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y garantizando que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5.3 Antecedentes Normativos:

  • Constitución Política. Artículos 15 y 20.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 1377 de 2013.
  • Decreto 866 de 2014.
  • Decreto 1074 de 2015.
  • Guía de Responsabilidad Demostrada SIC.
  • Demás normas que la modifiquen, reglamenten o deroguen.

5.4 Identificación del responsable del tratamiento de la información:

INDUSTRIA COLOMBIANA DE CONFECCIONES INCOCO S.A.

Dirección: Avenida 30 de agosto # 100-120 (Pereira,  Rda.)
Conmutador: (57-6) 3135400
Fax: (57-6) 3135420
Correo electrónico: sgc@vo5.co

6. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

Bajo los principios establecidos en la ley 1581 de 2012 Los datos personales que INCOCO S.A., recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

6.1 En Relación con la Naturaleza y las Funciones Propias de INCOCO S.A.

El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de recoger, almacenar y utilizar datos propios del funcionamiento de la empresa, tanto internos como externos. En el desarrollo de su objeto social, en la prestación de sus servicios, la relación contractual comercial o laboral, los fines comerciales, publicitarios, promocionales, encuestas de satisfacción de productos o necesidades del mercado, invitación a eventos o concursos propios o de terceros, fines administrativos, actividades de bienestar social, para la finalidad establecida en cada autorización y en general para el cumplimiento de la ley o fines contractuales.

6.2 En Relación con el Funcionamiento de INCOCO S.A.

  1. Recurso Humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica establecida con INCOCO S.A. (Incluye entre otros funcionarios, ex funcionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
  2. Proveedores y Contratistas: El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que INCOCO S.A. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
  3. Clientes: El Tratamiento de los datos se realizará para el desarrollo de los fines comerciales respecto a los productos y servicios que INCOCO S.A. suministra a sus clientes, de acuerdo a la normatividad vigente.
  4. Accionistas: El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo de las actividades en las que se involucren los accionistas de la Organización, de acuerdo a la normatividad vigente.
  5. Seguridad en Instalaciones: El tratamiento de los datos se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de INCOCO S.A.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos que le asisten a los titulares, llámese persona natural (tercero o empleado), serán los siguientes:

7.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INCOCO S.A., o frente al responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a INCOCO S.A. Como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

7.3 Ser informado por INCOCO S.A. Como responsable y encargado del tratamiento de datos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del titular.

7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

7.6 No obstante lo establecido en el numeral anterior, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Organización.

7.7 Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. CATEGORÍAS ESPECIALES DE LOS DATOS

8.1 Datos Sensibles: El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por INCOCO SA., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

Los datos sensibles que fueren recolectados por INCOCO S.A., serían solo para los fines previamente informados a su titular y en todo caso con su previo consentimiento. En todo caso dicho tratamiento solo se permite, cumpliendo lo siguiente:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

8.2 Datos de Menores de Edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo conocimiento y aceptación de nuestra política de datos personales, respetando en todo caso el interés superior del menor, sus derechos fundamentales prevalentes y el derecho a ser escuchado, de acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente.

9. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por INCOCO S.A., deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente, salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

INCOCO S.A. recolectará los datos personales de las personas naturales que tienen relación con ella mediante los formatos controlados, en los cuales se relaciona la información necesaria y pertinente para el desarrollo de los procesos internos y externos, en los cuales se encuentra contenida la correspondiente autorización para el tratamiento de los mismos.

9.1 Autorización del Titular

INCOCO S.A., obtendrá la autorización del titular de forma informada, para ello dejará en todos los formatos dónde se recoja o recopile datos personales, el párrafo informativo que mencionará la Ley de protección de Datos Personales e indicará el tratamiento del cual serán objeto, la autorización del tratamiento quedará refrendada con la firma del titular en el formato físico, o con el diligenciamiento por medios electrónicos por parte del titular, según corresponda.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por INCOCO S.A., siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

9.2 Casos en los que no se Requiere la Autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por INCOCO S.A., en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9.3 Información al Titular: INCOCO S.A., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas traten sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  3. Los derechos que le asisten como Titular.
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

9.4 Personas a Quienes se les Puede Suministrar Información: La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de INCOCO S.A. podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

En la sede de INCOCO S.A. Av. 30 de Agosto # 100-120  (Pereira, Rda.)
Conmutador: (57-6) 3135400
Fax: (57-6) 3135420
Correo electrónico: sgc@vo5.co
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales, serán direccionadas al área respectiva de INCOCO S.A., responsable del Tratamiento.

 

10.1 Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos del responsable. La Compañía suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una (1) vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.

Las solicitudes de consulta se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

La información solicitada por el Titular, sobre sus datos personales, será suministrada por INCOCO S.A., por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

10.2 Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la organización debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante INCOCO SA., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

  • Nombre del responsable del Tratamiento o el encargado del mismo.
  • Nombre del peticionario.
  • Número de identificación del peticionario.
  • La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  •  Objeto de la petición.
  • La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  • Aportar los documentos que pretenda hacer valer.

En caso de que INCOCO S.A., no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, INCOCO S.A., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, INCOCO S.A., incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, INCOCO S.A., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3 Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del mismo.

11. DEBERES DE INCOCO S.A. COMO ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

11.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

11.2 Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

11.4 Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

11.5 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la Ley.

11.6 Adoptar un documento que garantice el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

11.7 Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

11.8 Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

11.9 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Como responsable del tratamiento de los datos INCOCO S.A. debe:

11.10 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

11.11 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

11.12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.13. Salvaguardar las bases de datos en los que se contengan datos personales.

11.14. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

11.15. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

11.16 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

11.17 Propender porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

11.18 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

11.19 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

11.20 Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.

11.21 Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

11.22 Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

11.23 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

12. Medidas de seguridad y Uso Responsable de la Información

INCOCO S.A., toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado. Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.

Para lo anterior, INCOCO S.A., ha engranado sus procesos y procedimientos internos con el fin de integrar el programa de gestión de datos personales, estableciendo de manera clara las responsabilidades específicas de las áreas de la Compañía que tratan las bases de INCOCO S.A., implementando unas buenas prácticas de gestión de datos personales.

Para lo anterior, ha desarrollado diferentes medidas que permiten tener el control sobre qué empleados acceden, modifican o cambian, borran, adulteran, eliminan la información y/o datos personales, de acuerdo a los perfiles asignados. INCOCO S.A. clasifica los datos de acuerdo con su criticidad y establece las medidas de seguridad para asegurar su protección.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, INCOCO S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12.1 Modificaciones

INCOCO S.A. se reserva el derecho de modificar las Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de la Compañía y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, INCOCO S.A., comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

12.2 Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de INCOCO S.A.

La presente actualización a la política de tratamiento de la información y protección de datos personales entra en vigencia a partir de su publicación en la intranet, conforme al procedimiento de control documental del Sistema de Gestión de Calidad.

El periodo de vigencia de las bases de datos, dependerá del tiempo en que se requiera su permanencia de acuerdo a la finalidad de su tratamiento. En todo caso, dicho periodo no podrá ser inferior al que señale la ley.

12.3 Actualización de la Política

INCOCO S.A., se reserva el derecho de hacer cualquier cambio o corrección a esta política. Se solicita visitar la página web de tiempo en tiempo para revisar esta información, así como información adicional nueva.

Cuando la modificación del contenido de la política sea sustancial y se refiera a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, INCOCO S.A., comunicará dicho cambio de manera masiva por el medio más expedito antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, INCOCO S.A., obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.

 

Juan Carlos Bedoya García.

Representante legal

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